Nos offres

• Réception, tri et distribution du courrier et des livraisons.

• Préparation et aménagement des salles de réunion ou d’événements internes.

• Déménagements internes (mobilier, matériel informatique, archives).

• Approvisionnement et rangement des stocks de fournitures.

• Réparations de premier niveau (serrurerie, menuiserie, peinture, électricité simple…).

• Suivi des interventions techniques avec les prestataires externes.

• Vérification régulière des installations et signalement des dysfonctionnements.

• Contrôle de l’état général des lieux communs (salles de pause, sanitaires, espaces d’accueil…).

• Contribution à la mise en œuvre des consignes de sécurité (affichage, circuits d’évacuation, signalétique…).

• Participation à l’organisation des exercices d’évacuation.

• Assistance ponctuelle à l’installation de postes de travail.

• Aide aux événements internes (logistique, montage de stands, accueil…).

• Participation à la gestion des badges d’accès, des clés et du parc matériel.

Missions principales

L’Assistant(e) aux Services Généraux contribue au bon fonctionnement des locaux et à la qualité de vie au travail. Il/elle assure un soutien opérationnel aux services internes par des missions polyvalentes mêlant manutention, logistique, entretien et petits travaux.

1. Logistique et manutention

Réception, tri et distribution du courrier et des livraisons.

Préparation et aménagement des salles de réunion ou d’événements internes.

Déménagements internes (mobilier, matériel informatique, archives).

Approvisionnement et rangement des stocks de fournitures.

2. Petits travaux d’entretien

Réparations de premier niveau (serrurerie, menuiserie, peinture, électricité simple…).

Suivi des interventions techniques avec les prestataires externes.

Vérification régulière des installations et signalement des dysfonctionnements.

3. Entretien et sécurité des locaux

Contrôle de l’état général des lieux communs (salles de pause, sanitaires, espaces d’accueil…).

Contribution à la mise en œuvre des consignes de sécurité (affichage, circuits d’évacuation, signalétique…).

Participation à l’organisation des exercices d’évacuation.

4. Support aux autres services

Assistance ponctuelle à l’installation de postes de travail.

Aide aux événements internes (logistique, montage de stands, accueil…).

Participation à la gestion des badges d’accès, des clés et du parc matériel.

• Accueillir les visiteurs, clients ou invités avec courtoisie

• Identifier l’objet de la visite

• Orienter ou accompagner vers le bon service, interlocuteur ou espace

• Répondre aux appels téléphoniques

• Filtrer et transférer les appels

• Gérer le courrier (réception, distribution)

• Tenir à jour les registres de visiteurs

• Gérer les badges, invitations ou accès

• Planifier des rendez-vous simples

• Veiller à la bonne tenue de l’espace d’accueil

• Représenter l’image de l’entreprise ou de la marque

• Adopter une présentation et une attitude professionnelles

• Gérer les situations délicates avec diplomatie

Missions principales

Accueil & orientation

Accueillir les visiteurs, clients ou invités avec courtoisie

Identifier l’objet de la visite

Orienter ou accompagner vers le bon service, interlocuteur ou espace

Gestion administrative & communication

Répondre aux appels téléphoniques

Filtrer et transférer les appels

Gérer le courrier (réception, distribution)

Tenir à jour les registres de visiteurs

Organisation & logistique

Gérer les badges, invitations ou accès

Planifier des rendez-vous simples

Veiller à la bonne tenue de l’espace d’accueil

Image & représentation

Représenter l’image de l’entreprise ou de la marque

Adopter une présentation et une attitude professionnelles

Gérer les situations délicates avec diplomatie

Vos Missions :

Accueil physique et téléphonique : Accueillir les visiteurs et les orienter en fonction de leurs besoins, tout en maintenant une atmosphère professionnelle et accueillante.

Tâches administratives diverses : Effectuer diverses tâches administratives pour soutenir le bon fonctionnement du bureau.

Cette liste de tâches n'est pas limitative et pourra évoluer en fonction des besoins de l'entreprise.

Conditions de Travail :

Horaires : 14h00 – 20h00 du lundi au vendredi.

Rémunération : à redéfinir

La maîtrise de l'anglais est impératif

Vos Missions :

Accueil physique et téléphonique : Accueillir les visiteurs et les orienter en fonction de leurs besoins, tout en maintenant une atmosphère professionnelle et accueillante.

Tâches administratives diverses : Effectuer diverses tâches administratives pour soutenir le bon fonctionnement du bureau.

Cette liste de tâches n'est pas limitative et pourra évoluer en fonction des besoins de l'entreprise.

Conditions de Travail :

Horaires : 8h30 – 14h30 du lundi au vendredi.

Rémunération : à redéfinir

La maîtrise de l'anglais est impératif

Vos Missions :

Accueil physique et téléphonique : Accueillir les visiteurs et les orienter en fonction de leurs besoins, tout en maintenant une atmosphère professionnelle et accueillante.

Tâches administratives diverses : Effectuer diverses tâches administratives pour soutenir le bon fonctionnement du bureau.

Cette liste de tâches n'est pas limitative et pourra évoluer en fonction des besoins de l'entreprise.

Conditions de Travail :

Horaires : 8h30 – 16h30 le lundi / 12h00 – 20h00 du mardi au vendredi

Rémunération : à redéfinir

La maîtrise de l'anglais est impératif

L'http://www.agencediva.fr/ est une agence à taille humaine spécialisée dans l'Accueil en entreprise.

Nous travaillons avec différents types de structures allant de la PME à des groupes internationaux : cabinets d'avocats, agences de communications, groupes spécialisés dans le luxe.

Nous recrutons 1 HÔTE(SSE) MULTI SITES pour un CDI TEMPS COMPLET (35H/SEMAINE) à pourvoir rapidement, afin d'intervenir chez nos entreprises clientes (zone géographique : PARIS).

Votre mission consistera à assurer les remplacements des hôtesses titulaires.

Disponibilité et flexibilité IMPERATIVE du lundi au vendredi de 7h30 à 20H.

Les plannings semaine sont établis à l'avance afin de gérer au mieux l'organisation.

Vos missions :

– Gestion de l'accueil visiteurs

– Gestion du standard téléphonique

– Différents travaux administratifs : gestion du courrier, création et distribution de badges, gestion de salles de réunion, mails internes, gestion de fournitures….

– Vous serez également chargé(e) de former les nouveaux embauchés sur leur site

– Réalisation des rapports d'activités

Ce poste pourra en fonction des motivations et besoins offrir des évolutions (heures, planning, tâches…)

Sur une base 35H/semaine

Votre profil :

–ANGLAIS BILINGUE IMPÉRATIF 

– Volontaire

– Très dynamique

– Vous êtes capable de vous adapter rapidement à différentes entreprises.

– Souriant(e), vous faites preuve d`un excellent relationnel et d'un sens du service développé.

Une expérience dans les métiers de l'accueil, de l'hôtellerie ou du tourisme est souhaitée.

• Devis :

• réception des documents à traduire par mail

• estimation du nombre de mots et du délai de réalisation

• élaboration du devis  l’aide du logiciel SAGE

• envoi au client par mail

• rappel après 30 minutes si pas de réponse

• Commandes fermes ou devis acceptés :

• Validation du devis sur SAGE et enregistrement de la commande sur SAGE

• Réception des documents originaux (papier) en cas de traduction assermentée

• Transmission de la commande au chef de projets ou directement au traducteur

• Envoi des documents originaux par porteur chez le traducteur assermenté

• Transmission de la traduction, pour relecture, à moi, ou à un chef de projet si je ne suis pas disponible.

• Retrait des documents traduits par porteur chez le traducteur assermenté

• Livraison des traductions au client (version scannée par mail, version papier par porteur ou courrier)

• Tâches administratives :

• Alimenter la base de données des traducteurs

• Recherche de nouveaux traducteurs en cas de pénurie dans une langue

• 3 jours par semaine

• Horaires : 9h30 – 17h30 du mercredi au vendredi

Devis :

réception des documents à traduire par mail

estimation du nombre de mots et du délai de réalisation

élaboration du devis  l’aide du logiciel SAGE

envoi au client par mail

rappel après 30 minutes si pas de réponse

Commandes fermes ou devis acceptés :

Validation du devis sur SAGE et enregistrement de la commande sur SAGE

Réception des documents originaux (papier) en cas de traduction assermentée

Transmission de la commande au chef de projets ou directement au traducteur

Envoi des documents originaux par porteur chez le traducteur assermenté

Transmission de la traduction, pour relecture, à moi, ou à un chef de projet si je ne suis pas disponible.

Retrait des documents traduits par porteur chez le traducteur assermenté

Livraison des traductions au client (version scannée par mail, version papier par porteur ou courrier)

Tâches administratives :

Alimenter la base de données des traducteurs

Recherche de nouveaux traducteurs en cas de pénurie dans une langue

3 jours par semaine

Horaires : 9h30 – 17h30 du mercredi au vendredi

• Suivi des dossiers clients et partenaires (contrats, facturation, relances)

• Gestion des agendas, préparation de réunions, rédaction de comptes rendus

• Coordination avec les prestataires (plannings, intervention, documents, suivi qualité)

• Suivi des commandes, livraisons, interventions

• Appui RH (gestion des plannings, relation avec le cabinet comptable)

• Support à la prospection entrante (qualification de leads, prises de RDV, préparation de pitch)

• Mise à jour du CRM et des fichiers clients et partenaires

• Rédaction de supports commerciaux (présentations, devis, e-mails personnalisés)

• Suivi et relance des propositions commerciales

Vos missions :

Suivi des dossiers clients et partenaires (contrats, facturation, relances)

Gestion des agendas, préparation de réunions, rédaction de comptes rendus

Coordination avec les prestataires (plannings, intervention, documents, suivi qualité)

Suivi des commandes, livraisons, interventions

Appui RH (gestion des plannings, relation avec le cabinet comptable)

Support à la prospection entrante (qualification de leads, prises de RDV, préparation de pitch)

Mise à jour du CRM et des fichiers clients et partenaires

Rédaction de supports commerciaux (présentations, devis, e-mails personnalisés)

Suivi et relance des propositions commerciales

Vos missions :

Administration

Suivi des dossiers clients et partenaires (contrats, facturation, relances)

Gestion des agendas, préparation de réunions, rédaction de comptes rendus

Coordination avec les prestataires (plannings, intervention, documents, suivi qualité)

Suivi des commandes, livraisons, interventions

Appui RH (gestion des plannings, relation avec le cabinet comptable)

Commercial

Support à la prospection entrante (qualification de leads, prises de RDV, préparation de pitch)

Mise à jour du CRM et des fichiers clients et partenaires

Rédaction de supports commerciaux (présentations, devis, e-mails personnalisés)

Suivi et relance des propositions commerciales

Participation aux actions marketing (newsletters, réseaux sociaux, salons, événements clients)

Conditions de Travail :

Horaires : 9h – 17h du lundi au vendredi